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206 鮑惠琳 電子化流程表單應用於臺北捷運工程之實例探討

推廣過程中之阻力。

(九) 重新檢討現行作業流程，使之合理化、單純化、扁平化，因為流程過於複雜會增加程式
撰寫及維護困難，流程過於冗長則影響傳送效率；此外，本局與工程處之作業流程不盡
相同，因此在流程檢討過程中，儘量求取其一致性，若無法一致時再考量如何相容。

六、電子化表單發展現況

本局自去年引進電子表單製作軟體工具後，即先配合圖書、教育訓練、工程、會計及資
訊等業務已開發「電腦作業申請單」、「教育訓練受訓人員異動申請單」、「教育訓練請假申請
單」、「應用系統修改申請單」、「應用系統修改完成通知單」、「圖資室資料建購單」、「館際合
作費用申請單」及「廣播申請單」等八項三十二張表單（如圖二）。
「電腦作業申請單」為申請與技術發展處相關之資訊業務所需填寫之表單，依用途分為
十張電子表單：建立群組申請單、軟體安裝申請單、資料庫授權及備份申請單、資料處理申
請單、電子信箱帳號異動申請單、電腦作業加班申請單、網頁更新申請單、應用系統授權申
請單、應用系統程式上載申請單及電腦作業其他類申請單；「教育訓練受訓人員異動申請單」
為已報名之參訓人員因故無法參加訓練，需另換他人參訓所應填寫之表單；「教育訓練請假申
請單」為已報名之參訓人員因故無法參加訓練，請假所需填寫之表單；「應用系統修改申請單」
為各單位希望應用系統維護單位協助修改系統或新增功能時，由業務主管單位填具之表單；
「應用系統修改完成通知單」為應用系統修改完成後由系統負責人填寫送業務主管單位告知
正式啟用日期所需使用之表單；當同仁希望圖資室購買新書或協助向其他圖書館商借、影印
書籍時，可填「圖資室資料建購單」及「館際合作費用申請單」送圖資室；以上表單均於九
十三年七月至十二月對局本部辦理九個梯次之使用者說明會，並於十二月正式啟用；工程處
及工務所部份也於九十四年一月七日及十三日辦理七梯次使用者說明會，並於九十四年二月
一日上線，此外，為服務無暇參加說明會之同仁，本處撰寫詳細之使用說明置於企業網站上
供同任查閱；使用至今已有一萬餘人次上網送單，每月並有近八百人次之送單數量；目前已
上線之電子表單以技術發展處規定使用之表單為主，此外，秘書室之「廣播申請單」已於九
十四年五月上線，人事室之「人員異動配置申請單」及「值日（勤）人員交換代理申請單」，
會計室之「申覆意見表」，工務單位之「施工標號申請單」、「契約編碼總序號申清單」及「都
市計畫圖畫供閱申請單」等電子表單亦將陸續啟用。

圖二、現有開發之電子表單