Page 224 - 捷運技術 第34期

214 鮑惠琳 電子化流程表單應用於臺北捷運工程之實例探討

無高階主管之鼎力支持，很難推動下去，尤其在流程改造之過程中，更需要長官的理解
與授權，才能達到簡化流程之目標。

(四) 教育訓練之普及：任何一項新系統或新制度實行時，皆會受到員工或多或少的排斥，這
常是因為同任對新系統不熟稀悉所致，因此使用前之教育訓練非常重要，本局在電子表
單正式上線前，亦對各單位同仁作過十六梯次之訓練，並經過兩個之試用期，同仁在使
用時方較順暢。

(五) 使用者介面需具人性化、親和性、操作簡便、說明清楚：電子表單之使用範圍通常遍及
整個企業，表單設計及操作方式必需簡明易學，最好是直覺式，讓人一看就懂，應注意
事項亦應置於表單之明顯處，讓使用者一目瞭然，才可大幅減低學習成本，減少推動過
程中之錯誤與阻力，。

(六) 與應用系統密切配合：電子表單如果只是一張數位化之文件，在不同員工之間傳遞，其
時並未發揮其最大效益，必需能與應用系統緊密結合，隨時擷取應用系統內以建立之資
料，並將表單資料回饋應用系統，不但可減少重覆輸入、維持資料之一致性，更可成為
應用系統有力之輔助工具。

(七) 具完整文件管理功能機制：文件數位化後，若管理功能不完備，會造成文件管理上之負
擔，因此不但要能完整保存傳遞之表單，還要有實用之查詢機制可隨時調閱。
(八) 完善的資訊安全：文件數位化後，資訊之保全與控管更行重要，無論線上、離線文件檔
案均需有加密機制，並能配合電子簽章及自然人憑證之認證功能，以保障資訊安全，

(九) 具主動通知功能：使用者在業務繁忙中，常不能立即處理送達之表單，甚而忘記處理，
影響行政效率，本局電子表單系統與個人訊息通知相結合，不但在表單送達後主動通知，
並能定時提醒尚有未處理之表單。

(十) 以使用者需求為導向，不斷修正：表單與一般應用系統相同，初上線時，難免有不符使
用者需求之處，需與使用者不斷溝通修正，以期完成方便實用之電子表單。

(十一) 堅定的決心與務實的執行：數位化政策若缺乏推展決心，數位化作業往往只淪為少數
人之作業，公司內大多數同仁依舊維持紙本之作業習慣，不能徹底執行表單電子化之
政策，因此需務實的訂定目標及程序，循次漸進逐步推行。

十一、結論與期許

本局電子表單作業系統自九十三年十二月一日啟用至今，推廣過程尚稱順利，由於同仁
平日即有 e 化之訓練，學習並無困難，對新的作業方式接受度亦高，因此，自九十四年起本
局請各單位就其業務對目前使用之表單進行評估，選擇合適之表單電子化，期待電子表單能
普遍的被應用於本局各項業務上，並經由流程簡化，提昇行政效率；此外，網路身份證或自
然人憑證普及後，能解決表單需加蓋私章或職章之問題，電子表單應用之範圍將更為廣泛，
此亦為本局當前努力目標之一。

【本文感謝臺北捷運工程局技術發展處羅成正工程司兼課長審查】