Page 223 - 捷運技術 第34期

捷運技術半年刊 第 34 期 95 年 2 月 213

If rs Is Nothing Then

chkWebFlow = ""
ElseIf rs(0) > 0 Then

chkWebFlow = CStr(rs(0)) & " 件辦公室自動化表單待核章" & Chr(10)
End If
Set rs = Nothing

End Function

圖十四、主動之「訊息通知」執行畫面
(三) 運用資訊系統將流程透明化，透過查詢功能可隨時瞭解表單簽核狀況（如長官意見或目
前停留處等），以便適時催詢，表單完成簽核程序後會立即回到申請者手中，讓表單申請
者能迅速了解申請結果。
(四) 表單流程透過簡化程序，減少陳核關卡，加強行政效率。

(五) 因簽核流程事先設定，建置於系統內，可落實品質管理作業程序（QSOP）。
(六) 具文件管理功能，表單有效歸檔保存，能隨時調閱申請、處理中、處理過等表單。

(七) 表單與資料庫密切結合，不但可使用應用系統所建立之資料，亦可協助應用系統之建立
或修改資料。

十、系統導入之重要關鍵

文件數位化對傳統之紙本作業是一個革新，但同時也是很大的衝擊，本局在發展電子表
單過程中，抱著如履薄冰之心情，逐步規劃執行，對於電子表單系統導入之心得歸納如下：
(一) 企業組織需成熟及表單流程需穩定：電子表單必需順著各單位之組織層級及業務流程傳
遞，若組織變更，組織圖需隨之變更，有時，某些表單流程也需隨之修改；業務流程若
長變更，表單流程勢必亦須常修改，皆會造成程式維護極大之負擔，因此穩定之組織架
構與作業流程為電子表單系統導入之必要條件。
(二) 流程簡化：在數位化過程中，並非將紙本轉為電子檔，原封不動的將作業搬到系統上執
行即可，必需審視相關流程，經過適當流程改造（Process Reengineering）過程，將流程
簡化，將繁瑣、多餘或不順暢處除去，才能提昇效能，達到E化的管理效益。

(三) 上級各級主管之支持：專案推動之初，造成同仁作業習慣改變，難免適應不良，因此若